Anmeldelser
0
anmeldelse

Docutain-appen i testen - scan og administrer dokumenter

by 20. November 2020
Uanset om fakturaer, følgesedler, recepter eller andre dokumenter - med "Docutain" -dokumenter kan scannes og administreres på næsten ingen tid, så de er let tilgængelige hvor som helst. Jeg kiggede nærmere på dokumenthåndteringsappen fra INFOSOFT GmbH med base i Koblenz.

Test: docutain

Docutain Bedste Scanner-app 2019

Privatliv og sikkerhed

Før jeg installerede appen, ville jeg vide, hvordan Docutain håndterer dataene og hvilke adgangstilladelser applikationen kræver.

Docutain er en app "Made in Germany" og kommer fra INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH baseret i Koblenz. Virksomheden er gennemsigtig med hensyn til håndtering af data.

Alle data vil være udelukkende lokalt gemt på slutenheden og kan også tilgås af brugeren med en koder leveres. Krypteringen forhindrer tredjeparter i at læse dokumenterne i almindelig tekst. Hvis du indlæser de krypterede appdata i skyen, behøver du ikke bekymre dig om, at tredjeparter med adgang til skyen også har adgang til dokumenterne. Den nøgle, der bruges til kryptering, er en nøgle, der indtastes af brugeren under den første opsætning adgangskode genereret. Denne adgangskode skal huskes godt, for for at Docutain kan garantere brugeren maksimal sikkerhed, gemmes adgangskoden aldrig hos Docutain. Der er derfor ingen måde at gendanne adgangskoden, hvis den går tabt.

Fejlrapporter og statistik til appbrug gemmes af Microsoft App Center. Indsamlingen af ​​sådanne analysedata er almindelig, men den er anonymiseret og indeholder ingen personlige data.

Die adgangstilladelser Appen inkluderer kameraet, der bruges til at scanne dokumenter, hukommelsen til lagring af de scannede dokumenter og internetadgang, hvis du vil overføre data til skyen.

Formål og funktioner

Nem og hurtig scanning

Docutain lover med enhver form for dokument at komme forbi. Applikationseksempler er:

  • Digitalisering af fakturaer og kvitteringer
  • Forvaltning af kontrakter af enhver art
  • Scanning og styring af opskrifter fra aviser eller skærmbilleder
  • Resume af driftsvejledningen
  • Digitalisering af lektier og regneark

Så til en testkørsel greb jeg en mappe og scannede forskellige typer dokumenter.

Den første scanning var overraskende hurtig og nem. Hold dit smartphone-kamera over dokumentet, vent på det grønne overlay, og Docutain gør resten. i automatisk tilstand udløser appen med perfekt justering uden brugerindblanding. i manuel tilstand brugeren - som navnet antyder - skal selv betjene udløserknappen.

Ideelle lysforhold eller baggrund med høj kontrast er ikke en forudsætning. Scanningen fungerede i de fleste tilfælde uden forhindringer. Hvis afstanden til dokumentet er forkert, råder appen brugeren til at flytte kameraet tættere på dokumentet. Slibning, skæring og justering sker i automatisk efterbehandling. Det er selvfølgelig også muligt at udføre din egen behandling (skæring, rotering, filtrering).

Omfattende administration

Scannede dokumenter kan sendes med Metadata (Navn, dato, nøgleord, adresse, beløb, skatterelevans) og efter Dokumenttyper Kategoriser (fakturaer, recepter, certifikater osv.).

Svarende til en klassisk mappe - bare digital - kan alle dokumenter, der er gemt i Docutain, søges efter ved hjælp af de angivne metadata. Med hjælp fra OCR (tekstgenkendelse) det er endda muligt at søge direkte i dokumentets tekstindhold. Derudover kan dokumenter deles fra appen som søgbar PDF eller som billeder (JPG).

PDF og sky

I princippet gemmer Docutain alle dokumenter i et filformat, der kun kan åbnes med Docutain. Det Eksporter til PDF-format kan aktiveres via indstillingerne, men er ikke tilgængelig for brugere af Pro-versionen.

En praktisk funktion til at kunne bruge Docutain på tværs af enheder overalt er Cloudforbindelse. Følgende cloud-udbydere understøttes: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud og ownCloud.

iOS, Android og Windows

Docutain kan installeres på stort set enhver enhed. Apple iOS- og Android-brugere kan bruge appen fuldstændigt gratis i den respektive appbutik Hent. Heldigvis bruger INFOSOFT ikke reklame. En opgradering til Docutain Pro er mulig som køb i app og omkostninger engang € 4,99. Docutain Pro tilbyder blandt andet en batch-scanning, en påmindelsesfunktion og mulighed for at importere PDF-filer. Her er en oversigt over Pro-funktionerne:

Docutain Pro-funktioner

Ud over appen er Docutain også tilgængelig som en Windows-applikation. I modsætning til appversionen er desktopversionen en del af en 14-dages prøveperiode anvendelig gratis. Efter testfasen kan Docutain Desktop bruges til € 24,99 årligt / € 2,99 månedligt (Forretning: 199,00 € / 19,99 €). Ved køb af Windows desktop-licens aktiveres Docutain Pro automatisk på de mobile enheder.

Beskyttelse klima

De, der bruger Docutain, bidrager også til klimabeskyttelse. Som partner for Tree-Nation genplantningsprojekt Docutain hjælper med genplantning af vores planet. Scannede dokumenter betyder træer, der er til gavn for Tree-Nation-projektet.

Docutain - sådan understøtter vi klimabeskyttelse med din hjælp

På tidspunktet for denne artikel er Docutain allerede blevet brugt 14857 træer bidraget til projektet! Du kan se, hvor mange træer du selv har bidraget via menupunktet "Klimabeskyttelse" i appen.

Du kan finde flere oplysninger om Docutain-klimabeskyttelse på: docutain.de/Klimaschutz

testresultat

bedømmelse
9.0
10
Konklusion

Afslutningsvis er Docutain en vellykket dokumenthåndteringsapp. Med Docutain kan fakturaer, kvitteringer, kontrakter, breve, visitkort og næsten ethvert andet dokument scannes og administreres.

Dokumenter kan digitaliseres på ingen tid. Scanningsprocessen er selvforklarende, og i kun sjældne tilfælde skal den automatiske efterbehandling hjælpe. Dokumenthåndteringen er tydeligt struktureret, så du ikke behøver at søge længe efter det ønskede dokument. Find i stedet for at søge er nøgleordet her.

Særligt bemærkelsesværdigt er den udelukkende lokale lagring af dataene, som også kan forsynes med kryptering. Dette sikrer mere sikkerhed og eliminerer databeskyttelsesproblemer.

9.0
Vores vurdering
10
bruger bedømmelse
1 bedømmelse
Du har bedømt denne
gæst
0 Kommentarer
Inline feedbacks
Se alle kommentarer