Test: docutain
Privatliv og sikkerhed
Før jeg installerede appen, ville jeg vide, hvordan dokument håndterer dataene og hvilke adgangstilladelser applikationen kræver.
Docutain er en app "Made in Germany" og kommer fra INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH med base i Koblenz. Virksomheden er gennemsigtig med hensyn til håndtering af data.
Alle data gemmes kun lokalt på slutenheden og kan også krypteres af brugeren. Krypteringen forhindrer tredjeparter i at læse dokumenterne i almindelig tekst. Hvis du indlæser de krypterede appdata i skyen, behøver du ikke bekymre dig om, at tredjeparter med adgang til skyen også har adgang til dokumenterne. Den nøgle, der bruges til kryptering, genereres af en adgangskode, der blev indtastet af brugeren under den første opsætning. Denne adgangskode skal huskes godt, for så Docutain kan garantere brugeren maksimal sikkerhed, gemmes adgangskoden aldrig med Docutain. Der er derfor ingen måde at gendanne adgangskoden, hvis den går tabt.
Fejlrapporter og statistik om appbrug gemmes via Microsoft App Center. Indsamlingen af sådanne analysedata er almindelig, men den er anonymiseret og indeholder ingen personlige data.
Appens adgangsrettigheder inkluderer kameraet, der bruges til at scanne dokumenter, hukommelsen til lagring af de scannede dokumenter og internetadgang, hvis du vil overføre data til skyen.
Formål og funktioner
Nem og hurtig scanning
Docutain lover at klare enhver form for dokument. Applikationseksempler er:
- Digitalisering af fakturaer og kvitteringer
- Forvaltning af kontrakter af enhver art
- Scanning og styring af opskrifter fra aviser eller skærmbilleder
- Resume af driftsvejledningen
- Digitalisering af lektier og regneark
Så til en testkørsel greb jeg en mappe og scannede forskellige typer dokumenter.
-
-
Vent på det grønne overlay ...
-
-
efterbehandling scanningen ...
-
-
gem eller del som PDF / JPG.
Den første scanning var overraskende hurtig og nem. Hold dit smartphone-kamera over dokumentet, vent på det grønne overlay, og Docutain gør resten. I automatisk tilstand udløser appen uden nogen handling fra brugerens side, hvis justeringen er perfekt. I manuel tilstand, som navnet antyder, skal brugeren selv betjene udløserknappen.
Ideelle lysforhold eller baggrund med høj kontrast er ikke en forudsætning. I de fleste tilfælde fungerede scanningen uden forhindringer. Hvis afstanden til dokumentet er forkert, råder appen brugeren til at flytte kameraet tættere på dokumentet. Slibning, skæring og justering finder sted i den automatiske efterbehandling. Det er selvfølgelig også muligt at udføre din egen behandling (skæring, rotation, filtrering).
Omfattende administration
Scannede dokumenter kan forsynes med metadata (navn, dato, nøgleord, adresse, beløb, skatterelevans) og kategoriseres efter dokumenttype (fakturaer, recepter, certifikater osv.).
-
-
Liste over nylige dokumenter
-
-
Omfattende dokumentsøgning
-
-
OCR-tekstgenkendelse
I lighed med en klassisk mappe - kun digital - kan alle dokumenter, der er gemt i Docutain, søges efter de angivne metadata. Ved hjælp af OCR (tekstgenkendelse) er det endda muligt at søge direkte i dokumenternes tekstindhold. Derudover kan dokumenter deles fra appen som en søgbar PDF eller som et billede (JPG).
PDF og sky
I princippet gemmer Docutain alle dokumenter i et filformat, der kun kan åbnes med Docutain. Eksporten til PDF-format kan aktiveres via indstillingerne, men er ikke tilgængelig for brugere af Pro-versionen.
En praktisk funktion, der gør det muligt for Docutain at blive brugt på tværs af enheder overalt, er cloudforbindelsen. Følgende cloud-udbydere understøttes: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud og ownCloud.
iOS, Android og Windows
Docutain kan installeres på stort set enhver enhed. Apple iOS- og Android-brugere kan downloade appen helt gratis fra den respektive appbutik. Heldigvis bruger INFOSOFT ikke reklame. En opgradering til Docutain Pro er mulig som køb i appen og koster € 4,99 én gang. Docutain Pro tilbyder blandt andet en batch-scanning, en påmindelsesfunktion og mulighed for at importere PDF-filer. Her er en oversigt over Pro-funktionerne:
Ud over appen er Docutain også tilgængelig som en Windows-applikation. I modsætning til appversionen kan desktopversionen bruges gratis som en del af en 14-dages testfase. Efter testfasen er det muligt at købe Docutain Desktop for € 24,99 pr. År / € 2,99 pr. Måned (forretning: € 199,00 / € 19,99). Ved køb af Windows desktop-licens aktiveres Docutain Pro automatisk på de mobile enheder.
Beskyttelse klima
De, der bruger Docutain, bidrager også til klimabeskyttelse. Som partner i Tree-Nation genplantningsprojekt hjælper Docutain med genplantning af vores planet. Scannede dokumenter betyder træer, der er til gavn for Tree-Nation-projektet.
På tidspunktet for denne skrivning havde Docutain allerede bidraget med 14857 træer til projektet! Du kan se, hvor mange træer du selv har bidraget via menupunktet "Klimabeskyttelse" i appen.
Du kan finde flere oplysninger om Docutain-klimabeskyttelse på: docutain.de/klimabeskyttelse