Test: docutain
Privatliv og sikkerhed
Før jeg installerede appen, ville jeg vide, hvordan dokument håndterer dataene og hvilke adgangstilladelser applikationen kræver.
Docutain er en app "Made in Germany" og kommer fra INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH med base i Koblenz. Virksomheden er gennemsigtig med hensyn til håndtering af data.
Alle data gemmes kun lokalt på slutenheden og kan også krypteres af brugeren. Krypteringen forhindrer tredjeparter i at læse dokumenterne i almindelig tekst. Hvis du indlæser de krypterede appdata i skyen, behøver du ikke bekymre dig om, at tredjeparter med adgang til skyen også har adgang til dokumenterne. Den nøgle, der bruges til kryptering, genereres af en adgangskode, der blev indtastet af brugeren under den første opsætning. Denne adgangskode skal huskes godt, for så Docutain kan garantere brugeren maksimal sikkerhed, gemmes adgangskoden aldrig med Docutain. Der er derfor ingen måde at gendanne adgangskoden, hvis den går tabt.
Fejlrapporter og statistik om appbrug gemmes via Microsoft App Center. Indsamlingen af sådanne analysedata er almindelig, men den er anonymiseret og indeholder ingen personlige data.
Appens adgangsrettigheder inkluderer kameraet, der bruges til at scanne dokumenter, hukommelsen til lagring af de scannede dokumenter og internetadgang, hvis du vil overføre data til skyen.
Formål og funktioner
Nem og hurtig scanning
Docutain lover at klare enhver form for dokument. Applikationseksempler er:
- Digitalisering af fakturaer og kvitteringer
- Forvaltning af kontrakter af enhver art
- Scanning og styring af opskrifter fra aviser eller skærmbilleder
- Resume af driftsvejledningen
- Digitalisering af lektier og regneark
Så til en testkørsel greb jeg en mappe og scannede forskellige typer dokumenter.
-
- Vent på det grønne overlay ...
-
- efterbehandling scanningen ...
-
- gem eller del som PDF / JPG.
Den første scanning var overraskende hurtig og nem. Hold dit smartphone-kamera over dokumentet, vent på det grønne overlay, og Docutain gør resten. I automatisk tilstand udløser appen uden nogen handling fra brugerens side, hvis justeringen er perfekt. I manuel tilstand, som navnet antyder, skal brugeren selv betjene udløserknappen.
Ideelle lysforhold eller baggrund med høj kontrast er ikke en forudsætning. I de fleste tilfælde fungerede scanningen uden forhindringer. Hvis afstanden til dokumentet er forkert, råder appen brugeren til at flytte kameraet tættere på dokumentet. Slibning, skæring og justering finder sted i den automatiske efterbehandling. Det er selvfølgelig også muligt at udføre din egen behandling (skæring, rotation, filtrering).
Omfattende administration
Scannede dokumenter kan forsynes med metadata (navn, dato, nøgleord, adresse, beløb, skatterelevans) og kategoriseres efter dokumenttype (fakturaer, recepter, certifikater osv.).
-
- Liste over nylige dokumenter
-
- Omfattende dokumentsøgning
-
- OCR-tekstgenkendelse
I lighed med en klassisk mappe - kun digital - kan alle dokumenter, der er gemt i Docutain, søges efter de angivne metadata. Ved hjælp af OCR (tekstgenkendelse) er det endda muligt at søge direkte i dokumenternes tekstindhold. Derudover kan dokumenter deles fra appen som en søgbar PDF eller som et billede (JPG).
PDF og sky
I princippet gemmer Docutain alle dokumenter i et filformat, der kun kan åbnes med Docutain. Eksporten til PDF-format kan aktiveres via indstillingerne, men er ikke tilgængelig for brugere af Pro-versionen.
En praktisk funktion, der gør det muligt for Docutain at blive brugt på tværs af enheder overalt, er cloudforbindelsen. Følgende cloud-udbydere understøttes: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud og ownCloud.
iOS, Android og Windows
Docutain kan installeres på stort set enhver enhed. Apple iOS- og Android-brugere kan downloade appen helt gratis fra den respektive appbutik. Heldigvis bruger INFOSOFT ikke reklame. En opgradering til Docutain Pro er mulig som køb i appen og koster € 4,99 én gang. Docutain Pro tilbyder blandt andet en batch-scanning, en påmindelsesfunktion og mulighed for at importere PDF-filer. Her er en oversigt over Pro-funktionerne:
Ud over appen er Docutain også tilgængelig som en Windows-applikation. I modsætning til appversionen kan desktopversionen bruges gratis som en del af en 14-dages testfase. Efter testfasen er det muligt at købe Docutain Desktop for € 24,99 pr. År / € 2,99 pr. Måned (forretning: € 199,00 / € 19,99). Ved køb af Windows desktop-licens aktiveres Docutain Pro automatisk på de mobile enheder.
Beskyttelse klima
De, der bruger Docutain, bidrager også til klimabeskyttelse. Som partner i Tree-Nation genplantningsprojekt hjælper Docutain med genplantning af vores planet. Scannede dokumenter betyder træer, der er til gavn for Tree-Nation-projektet.
På tidspunktet for denne skrivning havde Docutain allerede bidraget med 14857 træer til projektet! Du kan se, hvor mange træer du selv har bidraget via menupunktet "Klimabeskyttelse" i appen.
Du kan finde flere oplysninger om Docutain-klimabeskyttelse på: docutain.de/klimabeskyttelse
Afslutningsvis er Docutain en vellykket dokumenthåndteringsapp. Med Docutain kan fakturaer, kvitteringer, kontrakter, breve, visitkort og næsten ethvert andet dokument scannes og administreres.
Dokumenter kan digitaliseres på ingen tid. Scanningsprocessen er selvforklarende, og i kun sjældne tilfælde skal den automatiske efterbehandling hjælpe. Dokumenthåndteringen er tydeligt struktureret, så du ikke behøver at søge længe efter det ønskede dokument. Find i stedet for at søge er nøgleordet her.
Særligt bemærkelsesværdigt er den udelukkende lokale lagring af dataene, som også kan forsynes med kryptering. Dette sikrer mere sikkerhed og eliminerer databeskyttelsesproblemer.
Hartmut P
22. Marts 2021 20 til: 38
appen fungerer godt på smartphonen, en reel katastrofe under Windows 10 går ned regelmæssigt. Service tager 3-5 dage, jeg er endelig træt af det.
Hans Jürgen Werner
16. Oktober 2021 09 til: 57
Det jeg ikke kan lide er
Felterne i Pc / Handy-versionen er angivet anderledes.
Scannet på pc'en skal kaldes op og redigeres igen på mobiltelefonen, så der er en PDF -fil.
Prisydelse ellers i top
Martin
20. November 2021 12 til: 27
Desværre kan Windows-versionen ikke oprette forbindelse til Google Drev, fordi softwaren er klassificeret som usikker. Det betyder desværre, at tværsystemkonceptet går helt under vandet. Så i sidste ende er det mere en gimmick end en rigtig DMS.
Edgar
19. Januar 2022 13 til: 11
Det, jeg virkelig sætter pris på ved Docutain, er enkelheden i scanningsprocessen. Med en smartphone skal du bare tage et billede af dokumentet, give det en titel, og det er det. Tager 10 sekunder, og dokumentet er digitaliseret. For at udnytte det fulde udbytte bør du dog også tildele nøgleord, en dokumentdato og skaberen af dokumentet. Alle disse metadata kan tildeles som et søgekriterium. Hvis du konsekvent indtaster alle metadata, kan du finde et dokument på få sekunder. Dette har hjulpet mig så ofte i hverdagen, i situationer som jeg aldrig ville have tænkt på før. At søge i Docutain er bare fantastisk.
Windows-applikationen fungerer for mig uden problemer, der er ingen nedbrud. Synkroniseringen med GMX Cloud kører også fuldstændig problemfrit. Det betyder, at dine dokumenter altid er tilgængelige på alle enheder og altid opdaterede.
Docutain er blevet en integreret del af min hverdag. Jeg ser frem til hvert nyt dokument, jeg kan scanne - seriøst!
Harry kritisk
6. Juni 2022 11 til: 25
På Windows 10 / Windows 11 er softwaren en total katastrofe. Det er et spil- og håndværkssoftware. Hvis jeg har brug for minutter til at ændre data eller endda slette dataposter, fordi programmet konstant og permanent synkroniserer, kan programmet ikke bruges professionelt. Hvis fejl først opdages efter måneder (!), og så får du beskeden, at du arbejder fladt ud på at rette dem, kan jeg ikke komme i tanke om andet. At programmet overhovedet kan bruges - også med eksisterende data - efter det købte abonnement (årsabonnement) er udløbet, er en anden frækhed. Jeg kan kun advare enhver professionel bruger mod denne software. Ser ud til at være beregnet mere til den handy generation end til professionelle brugere af en DMS.
Hoericke
5. September 2022 09 til: 26
Appen til smartphonen koster ikke 4,99 EUR én gang i slutningen af prøveperioden, men månedligt! Et årligt abonnement koster 49,99 EUR.
Hans Jürgen
13. Oktober 2022 10 til: 14
Ideen er god, resten stinker. service, hvad er det?
Her til morgen en opdatering på Android mobiltelefonen, nu er programmet ikke længere brugbart.
Som kunde bliver man snydt.
Mottoet ser ud til at være "Det eneste der generer dig er kunden"
Ralf
27. August 2023 12 til: 35
...også min erfaring - et kort standardsvar, så - i tilfælde af yderligere vanskeligheder - død tavshed.
Philip Dostal
8. Maj 2023 16 til: 42
Jeg er meget utilfreds med Docutain. Udvalget af funktioner er beskedent, softwaren tilbøjelig til fejl. Den automatiske indeksering af scanninger er utilstrækkelig. En skam for den tid, jeg investerede.
Hart
15. August 2023 12 til: 49
Jeg kan kun tilslutte mig de tidligere kommentarer. Softwaren genkender ikke engang duplikerede PDF-filer for mig. Jeg kan heller ikke se, at Windows-versionen grundlæggende er videreudviklet (se funktioner og design). Der er ingen indikation af dette, før abonnementet udløber. Du kan tegne abonnementet online. Men jeg opdagede ikke den nødvendige annulleringsknap. Kunden skal betale.
Marx
29. Januar 2024 10 til: 55
Jeg kan ikke være enig med de tidligere kommentarer. Jeg er meget tilfreds med appen, især med scanningskvaliteten og rækken af funktioner. Jeg fik svar på en supportanmodning efter 2 dage.
Virksomheden ser nu også ud til at tilbyde et SDK til scanning: https://sdk.docutain.com